ELEMEN-ELEMEN DESAIN PEKERJAAN
Barangkali kegiatan
desain yang paling menantang dan membingungkan bagi manajemen adalah
pengembangan dan pengaturan pekerjaan-pekerjaan yang harus dilaksanakan setiap
karyawan dan kelompok karyawan ini diakibatkan paling tidak tiga hal berikut:
1) Pada hakekatnya
sering terjadi konflik antara kebutuhan-kebutuhan dan keinginan-keinginan
karyawan dan kelompok karyawan dengan berbagai persyaratan desain pekerjaan.
2) Sifat unik setiap
karyawan mengakibatkan munculnya bermacam-macam tanggapan dalam wujud sikap,
kegiatan phisik dan produktivitas dalam pelaksanaan pekerjaan tertentu.
3) Pembahan-perubahan
lingkungan, organisasional dan perilaku karyawan membuat desain pekerjaan,
ketepatan pendekatanpendekatan pengembangan kerja standar dan model-model
tradisional perilaku karyawan harus selalu dipertanyakan.
1. ELEMEN ORGANISASIONAL
Pada desain pekerjaan
berkaitan dengan efisiensi. Pekerjaan-pekerjaan yang dirancang secara efisien
mendorong karyawan yang mampu dan termotivasi untuk mencapai keluaran maksimum.
Elemen-elemen organisasi terdapat beberapa yaitu :
1) Pendekatan Mekanistik
Pendekatan mekanistik
berupaya untuk mengidentifikasikan setiap tugas dalam suatu pekerjaan agar
tugas-tugas dapat diatur untuk meminimumkan waktu dan tenaga para karyawan.
Setelah identifikasi tugas selesai, sejumlah tugas dikelompokkan menjadi suatu
pekeijaan. Hasilnya adalah spesialisasi.
Pendekatan ini
menekankan efisiensi waktu, tenaga, biaya tenaga kerja, latihan dan waktu
belajar karyawan. Teknik mi masih secara luas digunakan dalam operasi-operasi
perakitan pada jaman sekarang, dan terutama efektip bila para karyawari kurang
berpendidikan atau kurang mempunyai penga1amar industrial.
2) Aliran Kerja
Aliran kerja dalam
suatu organisasi sangat dipengaruhi oleh sifat produk atau jasa. Produk atau
jasa biasanya menentukan urutan dan keseimbangan pekeijaan-pekeijaan.
3) Praktek-praktek kerja
Praktek-praktek kerja
adalah cara-cara pelaksanaan kerja yang ditetapkan. Metode-metode ini bisa
terbentuk dari tradisi, atau kesepakatan kolektip para karyawan, atau bagian
kontrak (perjanjian) kerja serikat karyawan manajemen. Hal ini mengurangi
fleksibiitas departemen personalia dalam merancang pekerjaanpekeijaan.
2. ELEMEN LINGKUNGAN
Aspek kedua desain
pekerjaan berkaitan dengan elemen-elemen lingkungan. Seperti dalam hampir semua
kegiatan personalia, para perancang pekerjaan tidak dapat mengabaikan pengaruh
lingkungan eksternal. Elemen-elemen lingkungan pokok dalam perancangan pekeijaan-pekerjaan
adalah kemampuan dan tersedianya para karyawan potensial, dan
pengharapan-pengharapan sosial. Bagian-bagaian elemen lingkungan adalah :
1) Kemampuan Dan
Tersedianya Karyawan
Pertimbangan
efisiensi harus diselaraskan dengan kemampuan dan tersedianya karyawan yang
akan melaksanakan pekerjaan. Sebagai contoh, meskipun tingkat pengangguran
tinggi, banyak lowongan pekerjaan yang kadang-kadang sulit untuk diisi karena
tidak tersedianya calon karyawan yang mempunyai kernampuan tertentu.
2) Berbagai Pengharapan
Sosial
Desain pekerjaan juga
dipengaruhi oleh pengharapan masyarakat. Sebagai contoh, masyarakat di mana
lokasi pabrik berada, meskipun tidak berketrampilan, dalam kenyataannya sering
menuntut lapangan pekerjaan yang tersedia bagi mereka. Di samping itu, para
karyawan yang semakin berpendidikan mempunyai pengharapan lebih tinggi dalam
hal kualitas kehidupan kerja. Meskipun aliran dan praktek-praktek kerja mungkin
menyarankan suatu desain pekerjaan tertentu, pekerjaan harus memenuhi harapan-harapan
para karyawan.
3. ELEMEN KEPERILAKUAN
Ada beberapa elemen
keperilakuan yang perlu dipertimbangkan dalam desain pekerjaan, yaitu:
1) Otonomi
Otonomi adalah yang berarti mempunyai
tanggung-jawab atas apa yang dilakukan. Pekerjaan-pekeijaan yang memberikan
kepada para karyawan wewenang untuk mengambil keputusan-keputusan, berarti
menambah tanggung-jawab, akan cenderung meningkatkan perasaan dipercaya dan
dihargai. Kurangnya otonomi akan menyebabkan karyawan menjadi apatis atau
menurun prestasi kerjanya.
3) Variasi
Kurangnya variasi
pekerjaan bisa menyebabkan kebosanan. Dan selanjutnya, kebosanan menimbulkan
kelelahan, dan kelelahan rnengakibatkan kesalahan-kesalahan.
4) Identitas Tugas
Bila
pekerjaan-pekerjaan tidak mempunyai identitas, para karyawan tidak akan atau
kurang merasa bertanggung-jawab dan mungkin kurang bangga dengan
hasil-hasilnya. ini berarti kontribusi mereka tidak tampak, sehingga kepuasan
kerja bisa menurun.
5) Umpan Balik
Bila
pekerjaan-pekerjaan memberikan umpan-balik tentang seberapa baik pelaksanaan
pekerjaan, maka karyawan akan mempunyai pedoman atau motivasi.
TRADE-OFF KEPERILAKUAN DAN EFISIENSI
Pengertian efisiensi yaitu perbandingan
antara keluaran dengan pemasukan. Unsur-unsur efisiensi akan membentuk
spesialisasi yang tinggi, mengurangi perbedaan atau variasi, meminimumkan
otonomi dan unsur-unsur kontradiktif lainnya.
Trade off yang dihadapi
oleh pare perancang pekerjaan perusahaan yaitu:
1. Produktivitas versus
spesialisasi : Tambahan spesialisasi akan menaikkan output sampai pada
titik tertentu, apabila ada kenaikan spesialisasi maka output mengalami
penurunan, karena adanya kebosanan atas pelaksanaan tugas yang terus menerus.
Output dapat ditingkatkan dengan mengurangi spesialisasi pekerjaan.
2. Kepuasan kerja versus
spesialisasi : Kepuasan kerja akan meningkat sejalan dengan kenaikan
spesialisasi, dan tambahan tambahan spesialisasi mengakibatkan kepuasan kerja
akan menurun. Pekerjaan tanpa spesialisasi membuat karyawan membutuhkan waktu
lama untuk mempelajari pekerjaan tersebut sampai mampu untuk melakukannya.
Kepuasan kerja akan menurun karena kurangnya otonomi, variasi dan identitas
tugas. Produktivitas terus naik bile kebaikan spesialisasi lebih besar daripada
kelemahan akibat ketidakpuasan.
3. Proses belajar versus
spesialisasi : Pekerjaan yang sangat terspesialisasi lebih mudah
dipelajari dibandingkan dengan pekerjaan yang tidak terspesialisasi. Proses
belajar pada pekerjaan yang terspesialisasi lebih cepat mencapai standar
(ditunjukkan oleh garis putus-putus). Pekerjaan yang tidak terspesialisasi
memerlukan waktu lebih lama untuk dipelajari.
4. Perputaran karyawan
versus spesialisasi : Spesialisasi pekerjaan dapat dengan mudah dan cepat
dipelajari, tapi biasanya kepuasan yang diperoleh lebih rendah, kepuasan yang
rendah ini akan menyebabkan tingkat perputaran tenaga keda tinggi (turn over
manpower).
PENTINGNYA ANALISIS JABATAN
Analisis pekerjaan adalah studi
sistematis mengenai tugas, kewajiban, dan tanggung jawab dari suatu pekerjaan,
serta pengetahuan, kemampuan, dan keahlian yang dibutuhkan untuk mengerjakan
pekerjaan tersebut. Analisis pekerjaan adalah titik awal untuk hampir semua
fungsi personalia dan analisis ini sangat penting untuk mengembangkan cara
penilaian personalia (Wheaton & Whetzel, 1997). Analisis pekerjaan
dilakukan oleh individu yang sungguh memahami orang-orang, pekerjaan dan
keseluruhan sistem organisasi. Dalam realitanya analisis pekerjaan dilaksanakan
oleh pakar job analysis, Job Analyser dari luar, supervisor, dan manager. Orang
yang menganalisis pekerjaan harus terlatih dalam metode penelitian dasar selain
itu juga harus ahli dalam teknik pengukuran objektif agar dapat menghasilkan
analisis yang akurat.
Dalam proses analisis pekerjaan terdapat tiga tahapan penting yaitu :
Dalam proses analisis pekerjaan terdapat tiga tahapan penting yaitu :
1. Mengumpulkan
informasi,
2. Menganalisis dan
mengelola informasi jabatan, dan
3. Menyusun informasi
jabatan dalam suatu format yang baku.
Analisis pekerjaan yang dilakukan
dengan baik akan menghasilkan uraian jabatan yang baik pula, dan kemudian dapat
dijadikan bahan baku yang baik untuk proses pengelolaan SDM yang lain (evaluasi
jabatan, rekrutmen dan seleksi, manajemen kinerja, penyusunan kompetensi,
pelatihan).
Analisis pekerjaan adalah suatu proses,
sedangkan produknya adalah deskripsi jabatan, spesifikasi jabatan, dan evaluasi
jabatan. Analisis pekerjaan pada intinya terdiri dari rangkaian sejumlah
informasi yang digali melalui pertanyaan-pertanyaan tertentu. Pertanyaan dalam
analisis pekerjaan itu dapat dirumuskan sebagai berikut :
1) What : menanyakan
tentang apa yang dikerjakan pada jabatan tersebut atau tugas-tugas apa sajakah
yang terdapat pada jabatan tersebut.
2) How : terkait
dengan informasi tentang bagaimana mengerjakan pekerjaan atau tugas-tugas dalam
jabatan tersebut atau terkait dengan cara/ prosedur pelaksanaan tugas.
3) Why : menyangkut
penggalian informasi tentang mengapa tugas-tugas dalam jabatan tersebut
dilakukan atau untuk tujuan apa tugas-tugas tersebut dikerjakan.
4) Skill involved : kecakapan/
kepandaian/ ketrampilan apakah yang diperlukan untuk melakukan pekerjaan/
tugas-tugas tersebut.
Begitu pentingnya
analisis jabatan ini sehingga mengharuskan organisasi untuk tetap melakukan
uraian terhadap jabatan dalam organisasi dapat berjalan dengan
lancar. Terdapat enam alasan penting mengapa analisa jabatan sangat
diperlukan dalam sebuah organisasi :
1) Organisasi baru dibentuk. Uraian
jabatan pada hakikatnya sama pentingnya dengan alasan mengapa organisasi itu
dibentuk. Setiap organisasi yang baru muncul atau dibentuk tentu akan memiliki
jenis pekerjaan yang berbeda dengan organisasi lain yang telah terbentuk. Karena
organisasi itu baru dibentuk, maka penting sekali untuk menjelaskan atau
menguraikan pekerjaan-pekerjaan apa saja yang akan dilakukannya.
2) Pembentukan suatu
pekerjaan baru. Alasan ini mengadu pada munculnya jenis pekerjaan yang
baru dan sama sekali tidak ada hubungannya dengan pekerjaan sebelumnya. Bila
organisasi yang baru dibentuk tidak memunculkan jenis pekerjaan yang baru, maka
uraian jabatan tidak perlu dilakukan.
3) Karyawan tidak paham
terhadap pekerjaannya. Ada sebagian karyawan, terutama yang baru diterima
tidak memahami apa yang akan dikerjakannya nanti. Walaupun dalam iklan lowongan
pekerjaan mereka sudah tergambarkan jenis pekerjaan apa yang
dibutuhkan. Uraian pekerjaan sangat penting untuk menyamakan pandangan
terhadap jenis pekerjaaan yang akan dilakukan.
4) Tumpang tindih dan
konflik. Antara karyawan yang satu dengan yang lainnya seringkali
melakukan pekerjaan yang sama meskipun mereka berada dalam bidang berbeda.
Kondisi ini dapat mengakibatkan salah paham atau konflik terutama dalam hal
pertanggungjawaban atas pekerjaan. Hal ini tentu disebakan oleh belum jelasnya
pekerjaan masing-masing karyawan.
5) Arus kerja tidak
lancar. Dalam arus kerja, pekerjaan yang satu tentu berhubungan dengan
pekerjaan yang lainnya. Apabila satu pekerjaan belum memahami keana pekerjaan
itu diteruskan maka kondisi itu dapat mengakibatkan terhentinya proses pada
pekerjaan yang lain.
6) Sistem penggajian
tidak konsisten. Uraian jabatan akan memberikan batasan-batasan terhadap
pekerjaaan yang akan dilakukan. Semakin banyak jenis pekerjaan yang dilakukan
tentu akan semakin besar kompensasi (gaji) yang diperoleh. Ketidakjelasan
terhadap jenis pekerjaan yang dilakukann akan menyebabkan tidak adanya
konsistensi dalam hal pemberian imbalan gaji.
TUJUAN ANALISIS PEKERJAAN
Analisis pekerjaan dipakai untuk
berbagai tujuan, baik sektor publik maupun sektor swasta. Berikut ini tujuan
dari analisis pekerjaan :
Terdapat 12 macam tujuan diadakannya
analisis pekerjaan, diantaranya adalah :
1. Job Description : Job
description yang berisi informasi pengeidentifikasian pekerjaan, riwayat
pekerjaan, kewajiban-kewajiban pekerjaan, dan pertanggungjawaban, spesifikasi
pekerjaan atau informasi mengenai standar- standar pekerjaan.
2. Job Classification :
Job classification adalah penyusunan pekerjaan-pekerjaan
ke dalam klas-klas, kelompok-kelompok, atau jenis-jenis berdasarkan rencana
sistematika tertentu. Rencana sistematika tradisional biasanya didasarkan pada
garis kewenangan organisasi, isi tugas/pekerjaan yang didasrkan pada teknologi,
dan tugas/pekerjaan ini pada gilirannya didasarkan pada perilaku manusia.
3. Job Evaluation : Job
evaluation adalah suatu prosedur pengklasifikasian pekerjaan berdasarkan
kegunaan masing-masing di dalam organisasi dan dalam pasar tenaga kerja luar
yang terkait.
4. Job Design
Restructuring : Job design restructuring meliputi usaha-usaha
untuk mengalokasi dan merestrukturalisasikan kegiatan-kegiatan pekerjaan ke
dalam berbagai kelompok.
5. Personnel
Requirement/Specifications : Personnel reqruitmen/specification adalah berupa
penyusunan persyaratan-persyaratan atau spesifikasi-spesifikasi tertentu bagi
suatu pekerjaan, seperti pengetahuan (knowledge), ketrampilan (skills),
ketangkasan (aptitudes), sifat-sifat dan ciri-ciri (attributes and traits) yang
diperlukan bagi keberhasilan pelaksanaan suatu pekerjaan.
6. Performance appraisal
: Performance appraisal adalah tujuan penting daripada
penilaian performansi ini adalah dengan maksud untuk mempengaruhi dari para
pekerja melalui keputusan-keputusan administrasi, seperti promosi,
pemberhentian sementara (lay off), pemindahan(transfer), kenaikan gaji, memberi
informasi kepada para pekerja tentang kemampuan-kemampuan dan
kekurangan-kekurangan yang berkaitan dengan pekerjaannya masing-masing.
7. Worker training : Untuk
tujuan-tujuan pelatihan.
8. Worker mobility : Untuk tujuan
mobilitas pekerja(karir), yaitu dinamika masuk-keluarnya seseorang dalam
posisi-posisi, pekerjaan-pekerjaan, dan okupasi-okupasi tertentu.
9. Efficiency : Ini mencakup
penggabungan proses kerja yang optimal dan rancangan keamanan dari peralatan
dan fasilitas fisik lainnya dengan referensi tertentu pada kegiatan-kegiatan
kerja, termasuk prosedu-prosedur kerja, susunan kerja dan standar-standar
kerja.
10. Safety : Sama dengan
efisiensi, tapi perhatiannya lebih diarahkan pada identifikasi dan peniadaan
perilaku-perilaku kerja yang tidak aman, kondisi-kondisi lingkungan.
11. Human resource planning : Ini meliputi
kegiatan-kegiatan antisipatif dan reaktif melalui suatu organisasi untuk
memastikan organisasi tersebut memiliki dan akan terus memiliki jumlah dan
macam orang pada tempat yang tepat, waktu yang tepat, dll.
12. Legal requirements : Aturan-aturan
dan ketentuan-ketentuan lainnya yang berkaitan dengan organisasi.
LANGKAH-LANGKAH UTAMA DALAM ANALISIS PEKERJAAN
Dessler menyatakan
ada enam langkah dalam analisis pekerjaan. Adapun keenam langkah tersebut
adalah sebagai berikut;
1. Menentukan bagaimana
untuk menggunakan informasi yang didapat.
Mengetahui cara menggunakan data yang diperoleh akan memberikan gambaran bagaimana untuk mengumpulkan data tersebut. apakah dengan menggunakan wawancara atau questionnaire.
Mengetahui cara menggunakan data yang diperoleh akan memberikan gambaran bagaimana untuk mengumpulkan data tersebut. apakah dengan menggunakan wawancara atau questionnaire.
2. Meninjau informasi
dasar dyang relevan, seperti bagan organisasi, bagan proses dan deskripsi
pekerjaan.
3. Memilih posisi yang
dapat mewakili. Ada banyak pekerjaan yang serupa untuk dianalisis, sehingga
perlu mengambil sample pekerjaan tersebut untuk dianalisis.
4. Menganalisis
pekerjaan. Mengumpulkan data aktifitas pekerjaan, perilaku karyawan yang
dibutuhkan, kondisi pekerjaan, dan sifat serta kemampuan manusia yang
dibutuhkan untuk melakukan pekrjaan itu.
5. Memverifikasi
informasi analisis pekerjaan kepada pekerja yang melakukan pekerjaan tersebut
dilakukan oleh atasan langsung. hal ini kan membantu mengonfirmasikan bahwa
informasi itu benar dan lengkap.
6. Membuiat deskripsi
pekerjaan dan spesifikasi pekerjaan. Deskripsi pekerjaan adalah daftar tertulis
yang mendeskripsikan aktifitas dan tanggung jawab dari pekerjaan, juga kondisi
pekerjaan serta bahawa dan keamanan dari suatu pekerjaan, Spesifikasi pekerjaan
meringkas mutu, kualitas dan keterampilan dan latar belakang pribadi yang
dibutuhkan untuk menyelesaikan pekerjaan tersebut.
JENIS ANALISIS PEKERJAAN
1. Analisis Pekerjaan
Tradisional (Traditional Job Analysis)
Model tradisional ini
hanya mencari informasi sekitar tiga aspek, antara lain tanggung jawab yang
merinci unit organisasi kepada mana suatu kedudukan harus bertanggung jawab,
harus tunduk kepada pengarahan dan bagian pelaksanaan, skewajiban-kewajiban
umum dari seseorang yang sedang memegang suatu kedudukan,
kualifikasi-kualifikasi minimal yang diterima sebagai kelayakan.
2. Analisis Pekerjaan
yang beroreientasi hasil (Ersult-oriented Jobs Description atau RODs)
Analisis pekerjaan
yang berorientasikan hasil ini merupakan suatu kehidupan kecil di
dalam program-oriented budget yang bermanfaat bagi produktivitas.
SIFAT DARI ANALISIS JABATAN
Prosedur untuk
menetapkan tugas & tuntutan ketrampilan dari suatu jabatan dan orang macam
apa yang akan dipekerjakan untuk itu. Melalui analisis jabatan diperoleh
informasi yaitu aktivitas kerja, perilaku manusia,
mesin-alat-perlengkapan-bantuan kerja yang digunakan, standar kinerja, konteks
jabatan & tuntutan manusiawi.
Kegunaan dari
Informasi analisis jabatan yaitu terdapat perekrutan & seleksi, kompensasi,
penilaian kinerja, pelatihan dan memastikan pengangkatan yg lengkap atas semua
tugas. Langkah-langkah dalam analisis jabatan yaitu identifikasi pemakaian atas
informasi, meninjau informasi latar belakang, pilih posisi untuk dianalisis,
analisa, klarifikasi informasi dgn pemegang jabatan, dikembangkan.
METODE MENGUMPULKAN INFORMASI ANALISIS JABATAN
Untuk memperolah
informasi analisis pekerjaan dapat dilakukan dengan berbagai cara. Metode yang
umum digunakan dalam mengumpulkan informasi adalah observasi, wawancara, dan
angket.
1. Metode Observasi
Metode observasi
adalah metode yang digunakan dalam mengumpulkan informasi dengan mengamati
individu yang melakukan pekerjaan itu dan mencatatnya untuk menguraikan tugas
dan kewajiban yang dilakukannya. Metode observasi sangat tepat jika dilakukan
pada jenis pekerjaan yang bersifat pengulangan. Penggunaan metode observasi
memungkinkan analisis dilakukan dekat dengan suasana pekerjaan dilapangan.
Walaupun sifatnya pengamatan, namun tidak seharusnya analis mengamati secara
kontinyu perkembangan dari waktu ke waktu. Penggunaan work sampling dan
employee diary/log.
2. Metode Wawancara
Pekerja diseleksi dan
diwawancara secara langsung ditempat pekerjaan meraka atau mereka yang terkait
langsung dengan pekerjaan yang dianalisis. Tiga jenis wawancara dapat digunakan
untuk mengumpulkan data analisis jabatan, yaitu wawancara individual, wawancara
kelompok, dan wawancara penyelia (Dessler : 1997). Dalam beberapa keadaan,
seperti pekerjaan yang diarahkan oleh tim, dapat juga digunakan wawancara
kelompok. Salah satu kelemahan metode wawancara adalah sangat memakan waktu,
khususnya jika pewawancara berbicara dengan dua atau tiga pegawai yang
melakukan setiap pekerjaan.
3. Metode Angket
Dengan mengunakan
angket, yang bersangkutan diminta untuk memberikan data-data mengenai
jabatannya dangan kata-kata sendiri. Analis meminta karyawan mengisi kuisioner
untuk menggambarkan tugas-tugas yang berkaitan dengan jabatan dan tanggung
jawab mereka. Keuntungan utama dari metode kuisioner angket adalah informasi
atas sejumlah pekerjaan dapat dikumpulkan secara murah dan dalam waktu yang
relative singkat. Sebaliknya, metode angket memerlukan waktu yang lama untuk
menguji kuisioner tersebut.
KLASIFIKASI PEKERJAAN (JOB CLASSIFICATION)
Sistem klasifikasi untuk semua
pekerjaan, baik untuk sektor publik maupun sektor swasta, didasarkan atas
beberapa faktor, diantaranya adalah:
1. Masukan informasi,
dimana dan bagaimana pekerja memperoleh informasi yang diperlukan untuk suatu
pekerjaan.
2. Proses mental,
pertimbangan apa yang ditekankan dalam pembuatan keputusan, perencanaan dan
aktifitas dalam pelaksanaan pekerjaan.
3. Output pekerjaan,
aktifitas fisik apa yang dilakukan oleh pekerja, dan alat apa yang dipakai oleh
para pekerja?
4. Relasi dengan orang,
relasi dengan orang lain yang bagaimana yang dituntut dalam pelaksanaan
pekerjaan?
5. Konteks pekerjaan,
dalam kontek fisik dan sosial apa pekerjaan dilaksanakan?
6. Metode kerja, metode
atau teknik apa yang digunakan untuk pelaksanaan pekerjaan?
7. Ciri-ciri pekerja,
ciri-ciri kepribadian atau kemampuan apa yang dibutuhkan untuk pelaksanaan
pekerjaan?
POLITIK REKLASIFIKASI (THE POLITICS OF RECLASSIFICATION)
Daya tangkap politik
mempengaruhi fungsi-fungsi alokasi dari analisis pekerjaan dengan cara
mendeskripsikan ramifikasi politik mengenai dua jenis keputusan reklasifikasi,
yaitu :
1. Eklasifikasi yang
menyebabkan perubahan dalam gaji, dan
2. Eklasifikasi yang
menyebabkan perubahan status dari suatu posisi pelayanan sipil yang telah
diklasifikasikan dalam unit hasil kompromi bersama keposisi yang dikecualikan
atau di luar unit kompromi. (Gomes, 2003, hal. 103)
REFERENSI
Tidak ada komentar:
Posting Komentar