SISTEM PERENCANAAN SDM

1. Pengertian dan Tujuan Perencanaan Sumber Daya Manusia

Sumber daya manusia adalah kemampuan terpadu dari daya pikir dan daya fisik yang dimiliki individu, perilaku dan sifatnya ditentukan oleh keturunan dan lingkungannya, sedangkan prestasi kerjanya dimotivasi olehkeinginan untuk memenuhi kepuasannya.Andrew E. Sikula (1981;145) mengemukakan bahwa: “Perencanaan sumber daya manusia atau perencanaan tenaga kerja didefinisikan sebagai proses menentukan kebutuhan tenaga kerja dan berarti mempertemukan kebutuhan tersebut agar pelaksanaannya berinteraksi dengan rencana organisasi”. George Milkovich dan Paul C. Nystrom (Dale Yoder, 1981:173) mendefinisikan bahwa: “Perencanaan tenaga kerja adalah proses peramalan, pengembangan, pengimplementasian dan pengontrolan yang menjamin perusahaan mempunyai kesesuaian jumlah pegawai, penempatan pegawai secara benar, waktu yang tepat, yang secara otomatis lebih bermanfaat”. Perencanaan SDM merupakan proses analisis dan identifikasi tersedianya kebutuhan akan sumber daya manusia sehingga organisasi tersebut dapat mencapai tujuannya.

1. Kepentingan Perencanaan SDM. Ada tiga kepentingan dalam perencanaan sumber daya manusia (SDM), yaitu:

• Kepentingan Individu.
• Kepentingan Organisasi.
• Kepentingan Nasional.

1. Komponen-komponen Perencanaan SDM

Tujuan

Perencanaan SDM harus mempunyai tujuan yang berdasarkan kepentingan individu, organisasi dan kepentingan nasional. Tujuan perencanaan SDM adalah menghubungkan SDM yang ada untuk kebutuhan perusahaan pada masa yang akan datang untuk menghindari miss manajemen dan tumpang tindih dalam pelaksanaan tugas.

Perencanaan Organisasi

Perencanaan Organisasi merupakan aktivitas yang dilakukan perusahaan untuk mengadakan perubahan yang positif bagi perkembangan organisasi. Peramalan SDM dipengaruhi secara drastis oleh tingkat produksi. Tingkat produksi dari perusahaan penyedia (supplier) maupun pesaing dapat juga berpengaruh. Meramalkan SDM, perlu memperhitungkan perubahan teknologi, kondisi permintaan dan penawaran, dan perencanaan karir.

Kesimpulannya, PSDM memberikan petunjuk masa depan, menentukan dimana tenaga kerja diperoleh, kapan tenaga kerja dibutuhkan, dan pelatihan dan pengembangan jenis apa yang harus dimiliki tenaga kerja. Melalui rencana suksesi, jenjang karier tenaga kerja dapat disesuaikan dengan kebutuhan perorangan yang konsisten dengan kebutuhan suatu organisasi.

Syarat – syarat perencanaan SDM

• Harus mengetahui secara jelas masalah yang akan direncanakannya.
• Harus mampu mengumpulkan dan menganalisis informasi tentang SDM.
• Harus mempunyai pengalaman luas tentang job analysis, organisasi dan situasi persediaan SDM.
• Harus mampu membaca situasi SDM masa kini dan masa mendatang.
• Mampu memperkirakan peningkatan SDM dan teknologi masa depan.
• Mengetahui secara luas peraturan dan kebijaksanaan perburuhan pemerintah.

1. Faktor-Faktor yang Mempengaruhi Perencanaan SDM

Proses perencanaan sumber daya manusia dapat dipengaruhi oleh beberapa faktor antara lain:

1. Lingkungan Ekternal

Perubahan – perubahan lingkungan sulit di prediksi dalam jangka pendek dan kadang – kadang tidak mungkin diperkirakan dalam jangka yang panjang. Perkembangan ekonomi mempunyai pengaruh yang sangat besar tetapi sulit diestimasikan. Sebagai salah satu contoh inflasi pengangguran dan tingkat bunga yang sering terjadi merupakan faktor penentu kondisi bisnis yang dihadapi perusahaan. Kondisi politik hukum mempunyai implikasi pada perencanaan sumber daya manusia melalui berbagai bidang di bagian personalia, perubahan sikap, perilaku dan sebagainya. Sedangkan perubahan – perubahan teknologi sekarang ini tidak hanya sulit diramal tetapi juga sulit dinilai. Perkembangan komputer secara dahsyat merupakan contoh jelas perubahan teknologi menimbulkan gejolak sumber daya manusia.
Para pesaing merupakan suatu tantangan ekternal lainnya yang akan mempengaruhi permintaan sumber daya manusia organisasi. Sebagai contoh “pembajakan” manajer akan memaksakan perusahaan akan selalu menyiapkan pengantinya melalui antisipasi dalam perencanaan sumber daya manusia.

1. Keputusan – keputusan Organisasional

Berbagai keputusan pokok organisasional mempengaruhi permintaan sumber daya manusia. Rencana strategi perusahaan adalah keputusan yang paling berpengaruh. Ini mengikat perusahaan dalam jangka waktu yang panjang untuk mencapai sasaran – sasaran seperti tingkat tingkat pertumbuhan produk baru atau segmen baru. Sasaran tersebut menentukan jumlah dan kualitas karyawan yang di butuhkan di dalam waktu yang akan datang. Dalam jangka pendek para perancana menterjemahkan rencana – rencana strategis menjadi oprasional dalam bentuk anggaran. Besar anggaran tepengaruh jangka pendek yang paling berarti pada kebutuhan sumber daya manusia. Forecast penjualan dan produksi meskipun tidak setepat anggaran juga menyebabkan perubahan kebutuhan personalia. Jangka pendek. Perluasan usaha berarti kebutuhan sumber daya manusia baru. Begitu juga, reorganisasi atau perancangan kembali pekerjaan-pekerjaan dapat secara radikal merubah kebutuhan dan memerlukan berbagai tingkat keterampilan yang berbeda dari para karyawan di masa mendatang.

1. Faktor-faktor Persediaan Karyawan

Permintaan sumber daya manusia dimodifakasi oleh kegiatan-kegiatan karyawan. Pensiun, permohonan berhenti, terminasi, dan kematian semuanya menaikkan kebutuhan personalia. Data masa lalu tentang faktor-faktor tersebut dan trend perkembangannya bisa berfungsi sebagai pedoman perencanaan yang akurat.

1. Hubungan antara Perencanaan SDM dengan Anggaran

Anggaran.
Suatu perusahaan didirikan dengan maksud untuk mencapai tujuan. Agar tujuan tersebut dapat tercapai diperlukan suatu perencanaan dan pengendalian yang baik melalui anggaran.
Pengertian Anggaran:

• Pengertian anggaran menurut M. Munandar dalam bukunya “Budgeting, Perencanaan Kerja, Pengkoordinasian Kerja, Pengawasan Kerja”, yaitu :“Anggaran adalah suatu rencana yang disusun secara sistematis yang meliputi segala kegiatan, yang dinyatakan dalan unit (kesatuan) moneter dan berlangsung untuk jangka waktu (periode) tertentu yang akan datang”.
• Pengertian anggaran menurut Mulyadi dalam bukunya “Akuntansi Manajemen”, sebagai berikut : “Anggaran merupakan suatu rencana kerja yang dinyatakan secara kuantitatif, yang diukur dalam satuan moneter standar dan satuan ukuran yang lain, yang mencakup jangka waktu satu tahun”.
• Sedangkan pengertian anggaran menurut Narumondang Bulan Siregar dalam bukunya “Penyusunan Anggaran Perusahaan Sebagai Alat Manajemen Dalam Pencapaian Tujuan”, menyatakan bahwa : “Anggaran adalah suatu pendekatan yang formal dan sistematis dari pelaksanaan tanggung jawab manajemen didalam perencanaan, koordinasi, dan pengawasan”.

Dari uraian diatas dapat ditarik kesimpulan bahwa anggaran merupakan suatu rencana yang disusun secara sistematik yang meliputi seluruh kegiatan perusahaan yang dinyatakan dalam kesatuan moneter, berlaku untuk jangka waktu tertentu yang akan datang dan merupakan tanggungjawab pelaksanaan fungsi manajer dari segi perencanaan, koordinasi dan pengawasan.

Macam-macam Anggaran.

Anggaran yang lengkap dan menyeluruh terdiri dari beberapa unsur yang masing-masing unsur merupakan suatu paket anggaran yang dapat dibedakan satu dengan yang lainnya.

Menurut M. Nafarin dalam bukunya “Penganggaran Perusahaan”, anggaran dapat dikelompokkan dari beberapa sudut pandang berikut ini :

• Menurut Dasar Penyusunan
• Menurut Cara Penyusunan
• Menurut Jangka Waktunya
• Menurut Bidangnya

Adapun penjelasan dari pengelompokan anggaran tersebut diatas adalah sebagai berikut:

Menurut Dasar Penyusunan, anggaran terdiri dari :

• Anggaran Variabel, yaitu anggaran yang disusun berdasarkan interval kapasitas tertentu dan pada intinya merupakan suatu seri anggaran yang dapat disesuaikan pada tingkat-tingkat aktivitas kegiatan yang berbeda.
• Anggaran Tetap, anggaran yang disusun berdasarkan suatu tingkat kapasitas tertentu. Anggaran tetap disebut juga anggaran statis.

Menurut Cara Penyusunan, anggaran terdiri dari :

• Anggaran Periodik, anggaran yang disusun untuk satu periode tertentu dan pada umumnya periodenya satu tahun yang disusun setiap akhir periode anggaran.
• Anggaran Kontinu, anggaran yang dibuat untuk mengadakan perbaikan anggaran yang pernah dibuat (misalnya tiap bulan diadakan perbaikan sehingga anggaran yang dibuat dalam setahun mengalami perubahan).

Menurut Jangka Waktunya, anggaran terdiri dari :

• Anggaran Jangka Pendek, adalah anggaran yang dibuat dalam jangka waktu paling lama satu tahun(misalnya anggaran untuk keperluan modal kerja).
• Anggaran Jangka Panjang, adalah anggaran yang dibuat dalam jangka waktu lebih dari satu tahun (misalnya anggaran untuk keperluan investasi barang modal atau disebut juga anggaran modal).

Menurut Bidangnya, anggaran terdiri dari :

• Anggaran Operasional, adalah anggaran untuk menyusun anggaran laporan laba rugi. Anggaran Operasional terdiri dari :

·         Anggaran Penjualan

·         Anggaran Biaya Pabrik

·         Anggaran Beban Usaha

·         Anggaran Laporan Laba Rugi

• Anggaran Keuangan, adalah anggaran untuk menyusun anggaran neraca. Anggaran Keuangan antara lain terdiri dari :

·         Anggaran Kas

·         Anggaran Piutang

·         Anggaran Persediaan

·         Anggaran Utang

·         Anggaran Neraca

Karakteristik Anggaran

Karakteristik anggaran yang dinyatakan oleh Robert N. Anthony dan Vijay Govindarajan dalam bukunya “Sistem Pengendalian Manajemen” yang diterjemahkan oleh F.X. Kurniawan Tjakrawala, mengatakan bahwa anggaran memiliki karakteristik sebagai berikut :

• Anggaran memperkirakan keuntungan yang potensial dari unit usaha
• Dinyatakan dalam istilah moneter, walaupun jumlah moneter mungkin didukung dengan jumlah non moneter
• Biasanya meliputi waktu selama satu tahun
• Merupakan perjanjian manajemen, bahwa manajer setuju untuk bertanggung jawab untuk mencapai tujuan dari anggaran
• Usulan anggaran diperiksa dan disetujui oleh pejabat yang lebih tinggi dari pembuat anggaran
• Sekali setuju anggaran hanya dapat diubah dalam kondisi tertentu
• Secara berkala kinerja keuangan aktual dibandingkan dengan anggaran dan perbedaannya dianalisis dan dijelaskan

Manfaat Anggaran

Menurut M. Nafarin dalam bukunya “Penganggaran Perusahaan”, manfaat anggaran yaitu:

Dengan adanya anggaran segala kegiatan dapat terarah pada pencapaian tujuan utama, dapat digunakan sebagai alat menilai kelebihan dan kekurangan pegawai, dapat memotifasi pegawai, menimbulkan tanggung jawab tertetu pada pegawai, menghindari pemborosan dan pembayaran yang kurang perlu, dan sebagai sumber dana seperti tenaga kerja, peralatan, dan dana dapat dimanfaatkan seefisien mungkin.

Sedangkan menurut Winardi dalam buku “Penyusunan Anggaran Perusahaan Sebagai Alat Manajemen Dalam Pencapaian Tujuan, manfaat anggaran yaitu :

Dengan adanya anggaran akan terdapat perencanaan terpadu, terdapatnya pedoman pelaksanaan kegiatan perusahaan, terdapat alat koordinasi dalam perusahaan, terdapat alat pengawas yang baik, serta akan terdapatnya alat evaluasi kegiatan perusahaan.

Dari pendapat diatas dapat disimpulkan bahwa anggaran sangat bermanfaat bagi manajemen karena anggaran menetapkan tujuan dan sasaran kegiatan perusahaan, yang juga berfungsi sebagai standar untuk menilai prestasi dimasa yang akan datang, juga sebagai alat perencanaan, pedoman pelaksanaan kegiatan, alat pengkoordinasian, alat pengawasan, dan alat evaluasi kerja.

Penyusunan Anggaran

Menurut Mulyadi dalam bukunya “Akuntansi Manajemen (Konsep, Manfaat dan Rekayasa)”, yang dimaksud dengan penyusunan anggaran adalah sebagai berikut :

Penyusunan anggaran merupakan proses penetapan peran setiap manajer dalam melaksanakan program anggaran.

Penyusunan anggaran biasanya dilaksanakan oleh komite anggaran, komite tersebut anggotanya terdiri atas para manager pelaksana fungsi-fungsi pokok perusahaan sesuai dengan prinsip keperansertaan. Anggota tersebut meliputi manager pemasaran, manager produksi, manager teknik, manager keuangan, dan manager akuntansi.

Manajemen Keuangan

Definisi Manajemen Keuangan menurut Bambang Riyanto adalah keseluruhan aktivitas perusahaan yang berhubungan dengan usaha mendapatkan dana yang diperlukan dengan biaya yang minimal dan syarat-syarat yang paling menguntungkan beserta usaha untuk menggunakan dana tersebut seefisien mungkin.

Sedangkan, definisi Manajemen Keuangan menurut para ahli dapat Anda baca dibawah ini :

• Liefman : Manajemen Keuangan merupakan usaha untuk menyediakan uang dan menggunakan uang untuk mendapat atau memperoleh aktiva.
• Suad Husnan : Manajemen Keuangan ialah manajemen terhadap fungsi-fungsi keuangan.
• Grestenberg : how business are organized to acquire funds, how they acquire funds, how the use them and how the prof ts business are distributed.
• James Van Horne : Manajemen Keuangan adalah segala aktivitas yang berhubungan dengan perolehan, pendanaan dan pengelolaan aktiva dengan tujuan menyeluruh.
• J. L. Massie : Manajemen keuangan adalah kegiatan operasional bisnis yang bertanggung jawab untuk memperoleh dan menggunakan dana yang diperlukan untuk sebuah operasi yang efektif dan efisien.
• Howard & Upton : Manajemen keuangan adalah penerapan fungsi perencanaan & pengendalian fungsi keuangan.
• JF Bradley : Manajemen keuangan adalah bidang manajemen bisnis yang ditujukan untuk penggunaan model secara bijaksana & seleksi yang seksama dari sumber modal untuk memungkinkan unit pengeluaran untuk bergerak ke arah mencapai tujuannya.

1. Forecasting SDM

Ada beberapa metode forecasting sumber daya manusia yang dikenal, yaitu:

• Inkrementalisme (atau dekrementalisme) merupakan metode perkiraan yang memproyeksikan perubahan-perubahan garis lurus dalam kebutuhan pegawai berdasarkan fluktuasi anggaran.
• Collective opinion, teknik ini meliputi pengumpulan informasi dari berbagai sumber didalam dan diluar organisasi dan kemudian mencapai kesepakatan kelompok mengenai penafsiran data tersebut.
• Categorical and Cluster forecasting, teknik kategori ini memperkirakan kebutuhan lebih lanjut untuk berbagai kelompok kedudukan dan teknik kluster ini memperkirakan kelompok-kelompok bersama kedudukan tersebut dengan syarat dan tuntutan akan ketrampilan umum. Ini sering dipakai dalam organisasi yang besar.

Modeling, metode ini menggunakan matematis dan komputer dimana para manager harus menggunakan teknik-teknik model untuk memperkirakan permintaan dan penawaran sumber daya manusia. Asumsi ini didasarkan pada keadaan ekonomi, perkembagan teknologi, sistem pendidikan, persaingan para majikan, sifat dasar